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Alineando la demanda y el suministro con la metodología S&OP

Por Aldo Milla y Jorge Sanz-Guerrero


Si aprendiste de planificación de producción en la universidad entre los años 1970 y 2000, o si tu emprendimiento es una empresa productiva o de distribución la siguiente es una lectura altamente recomendada.


¿Cuál es objetivo de planificar la producción si después se genera una disrupción que cambia el escenario completamente?

En los 70’s y los 80´s era común hablar de “planificación de la producción” y “programas de producción”. En su momento estos conceptos fueron un muy buen aporte a la gestión de las empresas, sin embargo, hoy en día estas prácticas no son suficientes para lograr un alineamiento entre la demanda y suministro. Como consecuencia, se generan los siguientes impactos negativos sobre los resultados de las empresas:

  • Crecen las ventas insatisfechas.

  • Se sufren pedidos incompletos.

  • Aumentan los faltantes en ciertas líneas o familias de productos.

  • Crecen las compras urgentes.

  • Se incrementan los tiempos de entrega al cliente.

  • Se deteriora la calidad por tratar de satisfacer de manera urgente los pedidos.

  • Los problemas en la calidad de los productos y la experiencia de compra dañan la imagen de la empresa.

  • Los inventarios y costos de administración se incrementan.

  • Baja la rotación de inventarios y aumenta el nivel de obsoletos.

  • Incrementan desmedidamente los inventarios de seguridad.

  • Disminuye el flujo de efectivo.

  • Los precios son recortados para incrementar las ventas.

La causa raíz detrás de esta situación está asociada a:

  1. La demanda no sigue un comportamiento lineal. A veces pueden existir ciclos, otras veces pueden generarse puntos de inflexión e incluso discontinuidades.

  2. La falta de comunicación entre las distintas áreas de la empresa. Por lo general en una empresa productiva, todos están muy ocupados ejecutando la labor que tienen por delante. Si no hay una comunicación clara, transparente y oportuna se generan descoordinaciones que a su vez debilitan la confianza en el equipo de trabajo.

  3. El suministro no esta alineado con nuestras necesidades productivas. China produce para todo el mundo, tiene una capacidad productiva muy grande, pero que esta fuertemente limitada por el tiempo de transporte. Por otra parte otros productos locales tienen capacidad de respuesta más rápida pero manejan inventarios mucho más pequeños.

S&OP

En los recientes años ha cobrado una gran relevancia el establecimiento del método de planificación denominado S&OP. Surgió durante los años 80 como respuesta a uno de los principales problemas dentro de las grandes compañías: la falta de comunicación entre departamentos, lo cual terminaba afectando los procesos de alineamiento de objetivos, desfasando las estrategias e incrementando costos operacionales.

S&OP se define como:

“el proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros con la estrategia del negocio, en un horizonte de tiempo adecuado”.

Es, por tanto, un proceso para alinear una organización en todas las funciones, de modo que la capacidad operativa se optimice, equilibrando la demanda (ventas) y la capacidad de producción.


Pronostico e incertidumbre

Es muy importante recordar que un pronóstico tiene una probabilidad de ser correcto y una probabilidad complementaria de ser incorrecto. Como es imposible acertar un 100% de las veces hay que reconocer que acertar más de un 50% de las veces ya es bastante bueno.


Una de las mayores dificultades al momento de planificar es como incorporamos la incertidumbre dentro de nuestros pronósticos. La respuesta va a depender del grado de incertidumbre que enfrentemos.


Para resolver esta situación hay varios caminos: Desde el punto de vista matemático (análisis de series de tiempo) se requiere de buena y mucha información. Desde la redundancia (por si acaso compremos más de lo que necesitemos) requiere comprometer un mayor capital de operación. También podríamos tratar este tema desde la intuición (admitámoslo, la gran mayoría de nosotros ocupamos este método), sin embargo, no todos tienen desarrollada esta habilidad.


Pero hay otro método. Se conoce como S3 y significa Single, Simple, Steps: Simples pasos individuales. Metodológicamente esto se traduce a que frente a un horizonte de eventos altamente incierto uno debe planificar acciones sobre tiempos cada vez más cortos.


Por lo tanto, la frecuencia de los procesos S&OP queda supeditada a la incertidumbre que enfrentemos. En general vamos a identificar dos tipos de procesos S&OP:


Procesos mensuales/trimestrales típicos de S&OP

Paso 1: Ejecución del Pronóstico de Ventas

Paso 2: Proceso de Planificación de la Demanda

Paso 3: Proceso de Planificación del Suministro

Paso 4: Reunión Pre – S&OP para ordenar la información que viene de Ventas, Producción y Suministros

Paso 5: Reunión Ejecutiva de S&OP para tomar decisiones sobre los objetivos que se desean alcanzar, los resultados que se esperan lograr, las actividades a realizar, los responsables de ejecutar, las prioridades y los indicadores de gestión que serán observados durante el periodo.


Procesos diarios/semanales típicos de S&OP

Paso 1: Revisión de los requisitos de producción en el corto plazo de acuerdo con las ventas comprometidas.

Paso 2: Revisión de las existencias en el inventario

Paso 3: Activación del proceso de adquisición

Paso 4: Identificación de planes alternativos en caso de que el inventario no esté disponible

Paso 5: Modificación de la programación dependiendo de la disponibilidad de recursos


Beneficios de S&OP

S&OP se puede implementar en todo tipo de empresa donde la venta, producción y el suministro sean llevados a cabo por personas distintas. Un resumen de los beneficios a alcanzar, tanto cualitativos como cuantitativos, son:

  1. Mejora de la comunicación horizontal entre las áreas de la empresa, logrando una sincronía especial entre las áreas de venta y logística.

  2. Reducción de costos operativos al reducir el exceso de inventarios, los retrasos en la programación de producción y los gastos innecesarios de transporte.

  3. Mayor control de inventario, reduciendo la suspensión de ventas a causa de insuficiencia de productos en puntos de venta o almacenes.

  4. Procesos de gestión más eficientes al generar situaciones hipotéticas que permiten detectar de manera anticipada posibles situaciones problemáticas.

  5. Mejora en los pronóstico que puede conducir a tiempos de entrega reducidos, conversiones de ventas mejoradas, eficiencias operativas mejoradas y otros.

  6. Cohesión en todas las funciones de una empresa.

  7. Visibilidad de manera que la organización vea oportunidades. Una vez que las oportunidades son visibles, se vuelven alcanzables.


¿Cuál es objetivo de planificar la producción si después se genera una disrupción que cambia el escenario completamente?


La respuesta es: para estar preparados como empresa. Si como empresa tenemos un norte claro es más fácil responder adaptativamente. Para lograr esto, es clave

  1. Que la comunicación entre áreas sea clara, transparente y oportuna.

  2. Tener metodologías que nos permitan incorporar la incertidumbre en la planificación.

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